Caso d'uso
Richiesta della cartella clinica: come risponde la struttura e in quali tempi
Ogni richiesta della cartella clinica sembra uguale alle altre, ma chi scrive cambia tutto: paziente, erede, avvocato, assicuratore. La direzione sanitaria deve fornire la documentazione disponibile entro sette giorni dalla richiesta degli aventi diritto, con eventuali integrazioni entro trenta (art. 4, comma 2, legge 24/2017). Next-OS qualifica la richiesta e imposta la risposta.
Richiesta della cartella clinica: chi la presenta cambia tutto
"Vorrei copia della cartella clinica": la frase è sempre la stessa, ma chi la scrive cambia tutto. Può essere il paziente, un familiare, l'erede di un paziente deceduto, l'avvocato con delega, un consulente tecnico, l'assicuratore della struttura o di un professionista.
Ogni ipotesi ha regole proprie:
| Chi chiede | Disciplina principale | Punto di attenzione |
|---|---|---|
| Paziente o suo delegato | Art. 4 legge 24/2017; art. 15 GDPR | Termini di sette e trenta giorni; un mese per la richiesta GDPR |
| Erede o familiare del defunto | Art. 2-terdecies Codice privacy | Interesse proprio, tutela dell'interessato o ragioni familiari meritevoli |
| Terzo (ad esempio controparte) | Art. 92, comma 2, Codice privacy | Necessità documentata di rango pari a quello del paziente |
| Assicuratore, professionista, danneggiato in un sinistro | Art. 12, comma 4, legge 24/2017 | Accesso alla documentazione sui fatti dedotti, in ogni fase del sinistro |
| Richiedente con istanza ex legge 241/1990 | Artt. 22 e seguenti legge 241/1990 | Valutazione dell'interesse da parte dell'amministrazione |
Next-OS non è pensato per i privati: questa pagina è scritta per gli uffici della struttura che ricevono le richieste.
Il Garante, nelle sue FAQ sull'accesso ai dati della cartella clinica, suggerisce di chiedere al richiedente, in caso di dubbio, se l'istanza è presentata ai sensi del GDPR o della legge 241/1990.
Come gestire ogni richiesta della cartella clinica con Next-OS
Il flusso è pensato per l'ufficio che riceve la richiesta, spesso affari generali o direzione sanitaria.
1. Qualifica la richiesta della cartella clinica
Carica la richiesta e gli allegati (delega, documento, certificato di morte, mandato). Next-OS individua chi chiede, a che titolo, quali documenti e su quale base giuridica, e segnala cosa manca per procedere.
2. Calcola i tempi di rilascio della cartella clinica
Per la cartella clinica, tempi di consegna e termini di risposta dipendono dalla base della richiesta. Next-OS indica quelli applicabili: sette giorni per la documentazione disponibile e trenta per le integrazioni secondo l'art. 4 della legge 24/2017, un mese (prorogabile alle condizioni dell'art. 12, par. 3, GDPR) per la richiesta di accesso ai dati. Con il piano Professional crea le scadenze in calendario.
3. Prepara la risposta
Next-OS redige la lettera di trasmissione, l'eventuale richiesta di integrazione documentale o il diniego motivato, partendo dai modelli dell'ufficio salvati in Next Drive.
4. Segnala i casi da attenzionare
Una richiesta di cartella da parte di un legale è spesso il primo segnale di un sinistro. Chiedi a Next-OS di indicarti quando la richiesta presenta questi elementi, così il risk management può aprire per tempo una posizione.
Un esempio concreto: la cartella clinica di un paziente deceduto
Una figlia chiede alla direzione sanitaria copia della cartella clinica del padre, deceduto in reparto, e dei referti degli esami. Nella lettera scrive di voler "capire cosa è successo" e allega il certificato di morte.
L'ufficio chiede a Next-OS: "Possiamo consegnare la cartella? Entro quando? Serve altro?".
Cosa ottieni:
- il richiamo all'art. 2-terdecies del Codice privacy, che consente l'esercizio dei diritti sui dati dei defunti a chi ha un interesse proprio, agisce a tutela dell'interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione;
- l'osservazione che la richiesta rientra tra quelle degli "aventi diritto" dell'art. 4 della legge 24/2017, con i termini di sette e trenta giorni;
- l'indicazione di verificare l'eventuale divieto espresso dal paziente, nei limiti previsti dallo stesso art. 2-terdecies;
- il suggerimento di informare il risk management, perché la richiesta può precedere una domanda di risarcimento;
- la bozza della lettera di trasmissione.
Cosa verificare prima di consegnare la copia della cartella clinica
- Esattezza e comprensibilità. L'art. 92, comma 1, del Codice privacy chiede accorgimenti per assicurare la comprensibilità dei dati e distinguere i dati del paziente da quelli di altri interessati, compresi i nascituri.
- Documenti interi o estratti. Per le FAQ del Garante, che si rifanno alla sentenza C-307/22 della Corte di giustizia (26 ottobre 2023), la struttura consegna la copia integrale dei documenti della cartella quando serve a rendere i dati verificabili e leggibili; la prima copia chiesta ai sensi del GDPR non si paga.
- Regolamento interno. L'art. 4, comma 2, della legge 24/2017 ha chiesto alle strutture di adeguare i regolamenti adottati in attuazione della legge 241/1990: verifica che il vostro sia allineato.
- Non è un sinistro, ma ci assomiglia. Il DM 15 dicembre 2023, n. 232 precisa che la richiesta della cartella clinica non costituisce sinistro ai fini della polizza; resta però un segnale da monitorare. Vedi la pagina sulla gestione dei sinistri sanitari.
- Reclamo al Garante. Il paziente può rivolgersi al Garante solo per le istanze fondate sul GDPR, e solo una volta scaduto senza esito il termine di risposta dell'art. 12, par. 3; le istanze di accesso agli atti ex legge 241/1990 seguono altre tutele.
Gli aspetti privacy sono approfonditi nella guida sulla privacy in sanità. Per gli altri compiti torna alla pagina sull'AI in sanità.
Altre domande da provare
Domande reali del lavoro di tutti i giorni. Ognuna apre Next-OS con la domanda già scritta: rispondono le fonti, con i riferimenti da verificare.
- Entro quali termini va rilasciata al paziente la copia della documentazione clinica?Chiedi all'Assistente AI
- Il convivente di un paziente deceduto può ottenere la cartella clinica?Chiedi all'Assistente AI
- Prepara la risposta a un avvocato che chiede copia della cartella clinica per conto del suo assistitoChiedi all'Assistente AI
Domande frequenti
Richiesta della cartella clinica: entro quanti giorni risponde la struttura?
La direzione sanitaria fornisce la documentazione sanitaria disponibile entro sette giorni dalla richiesta degli aventi diritto, preferibilmente in formato elettronico; le eventuali integrazioni vanno fornite entro trenta giorni (art. 4, comma 2, legge 24/2017). Se la richiesta è un accesso ai dati ai sensi dell'art. 15 GDPR, il termine massimo è un mese, prorogabile nei casi previsti.
La copia della cartella clinica è gratuita?
Quando la richiesta del paziente si basa sull'art. 15 GDPR, la struttura non può farsi pagare la prima copia (art. 12, par. 5, e art. 15, par. 3); dalla seconda copia in poi è ammesso un rimborso ragionevole dei costi amministrativi. È la lettura che il Garante dà nelle sue FAQ sulla cartella clinica, sulla scorta della decisione C-307/22 della Corte di giustizia.
Un terzo può ottenere la cartella clinica di un paziente?
Solo se la richiesta è giustificata dalla documentata necessità di esercitare o difendere un diritto in giudizio, o di tutelare una situazione giuridicamente rilevante secondo la disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi, di rango pari a quello del paziente o consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale (art. 92, comma 2, Codice privacy).
Fonti
Ogni richiesta di cartella, qualificata e con i termini in calendario
Prova gratuita di 7 giorni, senza alcun pagamento iniziale. La disattivi quando vuoi.